• Ontario
  • Type: Full Time
  • Ottawa
Salary/Salaire: : $55,000 - $60,000

Website ACFO-ACAF

(le français suit)

We’re looking for an Administrative Assistant to support our small but mighty program team that’s committed to helping ACFO-ACAF’s members build the skills and competencies they need to advance in their careers. You’ll play a key role in tracking contracts and invoices, updating financial reports and dealing with questions from our members. You’ll need a keen eye for detail and a commitment to good customer service!

A quick but important note on diversity and inclusion

The criteria listed below represent the “typical” skills and experience one would need to be successful in this position but as an employer committed to diversity and inclusion we also recognize that not everyone has had access to a “typical” education or career trajectory.

If you believe your lived experience and accumulated skills make you a strong candidate despite leaving a few boxes unchecked, let us know. “I haven’t done [this] but I have done [that] and I believe that would make me successful because [reasons]” cover letters will be given full consideration.

You’ll definitely need:

  • Strong English communication skills as well as conversational skills (written and oral) in French
  • A strong attention to detail and the ability to abide by file naming conventions, document management processes and other business processes
  • The ability to enter and update data consistently
  • Customer service skills and comfort communicating by phone and email

You’ll probably need:

  • Experience with the Microsoft Office suite, particularly routine tasks in Excel
  • The ability and willingness to travel within Canada from time to time (costs fully covered)

And it would be great if you had:

  • Bookkeeping or similar clerical experience
  • Experience managing SharePoint sites

Here’s what we offer in return:

  • Competitive salary within the range of  $55,000 – $60,000 depending on your experience and which of the asset criteria you can bring to the table
  • An annual pro-rated bilingualism bonus
  • Generous RRSP contribution matching
  • Comprehensive medical, dental, and extended insurance benefits
  • All the tools you need to work comfortably from home, including an iPhone and office furniture
  • Annual budgets and allowances for professional development, recreation and wellness, public transit, and more

About ACFO-ACAF

We’re the largest union in North America that exclusively represents finance and audit professionals. With more than 7,000 members, we support and defend workers that play a vital role in the accountable and efficient running of the federal government and NAV Canada.

We’re currently a hybrid workplace, with the majority of our work done from home or on-site delivering training. Several times a month we work as a team from the ACFO-ACAF office, though, so you’ll need to live within easy access of the National Capital Region. The office is located in Ottawa’s desirable Westboro neighbourhood, steps from public transit with free parking on site and fresh free (and good!) coffee

Finally, ACFO-ACAF is a dedicated advocate for equity and is committed to ensuring representation in our workforce. We welcome applications from all walks of life, including women, members of racialized groups, First Nations, Inuit, and Métis Peoples, people with disabilities, and 2SLGBTQ+ individuals.

How to apply

Please send a resume and cover letter to Joe Boughner, Director of Professional Development (jboughner@acfo-acaf.com). Resumes will be reviewed as they arrive with the goal of staffing the position before March 15, 2024.

Only applications with a cover letter will be reviewed, and while we thank and appreciate everyone who applies, only those invited for an interview will be contacted.

We look forward to receiving your application! And don’t hesitate to contact Joe if you have any questions about the role.

 

Nous recherchons un adjoint administratif ou une adjointe administrative pour soutenir notre petite mais puissante équipe de programme qui se consacre à aider les membres de l’ACFO-ACAF à renforcer les aptitudes et les compétences dont ils ont besoin pour progresser dans leur carrière. Vous jouerez un rôle clé dans le suivi des contrats et des factures, la mise à jour des rapports financiers et la réponse aux questions de nos membres. Vous devrez avoir le souci du détail et la volonté d’offrir un bon service à la clientèle!

Note brève, mais importante concernant la diversité et l’inclusion

Les critères énumérés ci-dessous représentent les compétences et l’expérience « typique » nécessaires pour réussir dans ce poste. Toutefois, en tant qu’employeur déterminé à promouvoir la diversité et l’inclusion, l’ACFO-ACAF reconnaît également que ce n’est pas tout le monde qui a eu accès à une éducation ou à un parcours professionnel « typique ».

Si vous pensez que votre expérience vécue et les compétences que vous avez accumulées font de vous un candidat ou une candidate solide, même si vous ne « cochez pas toutes les cases », faites‑le-nous savoir. Les lettres de motivation indiquant, par exemple, « Je n’ai pas fait [ceci] mais j’ai fait [cela] et je pense que cela me permettrait de réussir parce que [raisons] » seront dûment prises en considération.

Voici ce dont vous aurez certainement besoin :

  • D’excellentes habiletés de communication en anglais et de conversation en français (à l’oral et à l’écrit).
  • Un grand souci du détail et la capacité de respecter les conventions d’appellation des fichiers, les processus de gestion des documents et les autres processus opérationnels.
  • La capacité de saisir et de mettre à jour des données de manière cohérente.
  • Des compétences en service à la clientèle et une aisance en communication par téléphone et par courriel.

Voici ce dont vous aurez probablement besoin :

  • L’expérience de l’utilisation de la suite Microsoft Office, en particulier des tâches de routine dans Excel.
  • La capacité et la volonté de voyager de temps en temps à l’intérieur du Canada (coûts entièrement couverts).

Et ce serait génial si vous aviez :

  • L’expérience de la tenue de livres ou d’un travail de bureau semblable.
  • L’expérience de la gestion des sites SharePoint.

Voici ce que nous offrons en retour :

  • Un salaire compétitif dans une fourchette de 55 000 à 60 000 $ selon votre expérience et les atouts que vous pouvez faire valoir.
  • Une prime au bilinguisme annuelle.
  • Une généreuse cotisation de contrepartie à un REER.
  • Un régime complet d’assurance soins médicaux et soins dentaires et soins de santé complémentaires.
  • Tous les outils dont vous avez besoin pour travailler confortablement à la maison, notamment un iPhone et du mobilier de bureau.
  • Des budgets annuels et des allocations pour le perfectionnement professionnel, les loisirs et le bien-être, les transports en commun, etc.

À propos de l’ACFO-ACAF

Nous sommes le plus grand syndicat de l’Amérique du Nord qui représente exclusivement des professionnels de la finance et de l’audit. Comptant plus de 7 000 membres, nous soutenons et défendons les travailleurs qui jouent un rôle essentiel dans le fonctionnement responsable et efficace du gouvernement fédéral et de NAV Canada.

Nous travaillons actuellement en mode hybride, la majeure partie de notre travail s’effectuant à domicile ou sur place pour donner des formations. Toutefois, plusieurs fois par mois, nous travaillons en équipe au bureau de l’ACFO-ACAF; vous devrez donc vivre à proximité de la région de la capitale nationale. Le bureau est situé dans le quartier recherché de Westboro à Ottawa, à quelques pas des transports en commun. Nous offrons gratuitement une aire de stationnement sur place ainsi que du bon café frais.

Enfin, l’ACFO-ACAF défend activement l’équité et est déterminée à assurer la représentation des groupes visés par l’équité au sein de son effectif. Nous accueillons les candidatures de tous les horizons, y compris celles des femmes, des membres des groupes racisés, des Premières Nations, des Inuits et des Métis, des personnes handicapées et des personnes 2SLGBTQ+.

Comment postuler

Veuillez envoyer un CV et une lettre de motivation à Joe Boughner, directeur du perfectionnement professionnel (jboughner@acfo-acaf.com). Les CV seront examinés au fur et à mesure de leur arrivée, l’objectif étant de pourvoir le poste avant le 15 mars 2024.

Seules les candidatures accompagnées d’une lettre de motivation seront examinées. Nous remercions tous les candidats et candidates, mais nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour un entretien.

Nous attendons votre candidature avec impatience! N’hésitez pas à communiquer avec Joe si vous avez des questions concernant le poste offert.

To apply for this job email your details to jboughner@acfo-acaf.com