Administrative Assistant – Bilingual

Position Title: Administrative Assistant – Bilingual
Employment Type: Full time – 1 year term
Classification: Band 7 (AEU Unit XIX)
Salary: $90,329 to $101,665 plus bilingual bonus
Location: Ottawa

In keeping with our Collective Agreement, the order of priority for staffing is first given to  qualified applicants from AEU Unit XIX, followed by Members of AEU, Members of the  Agriculture Union and finally the General Public.

GENERAL DUTIES:

The successful applicant will report to the Administrative Officer. Responsibilities  include, but are not limited to:

• Provide administrative support to the National President and the First National  Executive Vice-President;
• Provide administrative support to the Labour Relations Officers; assist with  administration of grievance files (receiving, verifying and filing of documents)
• Coordinate and prepare meetings for the National President and the First National  Executive Vice-President;
• Communicate with members and locals – maintain the membership database using  Unionware – calculate rebates payable to locals;
• Help maintain grievance filing system using Unionware and MS Access;
• Take minutes at National Council meetings when requested;
• Provide receptionist duties, including receiving and directing incoming phone  enquiries and requests for services;
• Perform general office duties such as filing, photocopying, mailing, sending  facsimiles, etc.
• Compose, format and prepare letters, emails, memoranda and other communiqués;
• Order office supplies and contact service providers as required;
• Assemble and organize documents, equipment and supplies for training courses,  conferences and meetings;
• Travel to meetings and conventions when required;
• Other duties as assigned by the Administrative Officer.

BILINGUAL IMPERATIVE:

• Proficient in written, oral and comprehension of both English and French.

QUALIFICATIONS:

• Successful completion of post secondary school or an acceptable level of education,  training and experience equal to successful completion of post secondary school; • Excellent knowledge of Unionware, MS Word and MS Excel;
• Strong interpersonal and communications skills;
• Strong grammatical and spelling skills in both English and French;
• Strong secretarial and administrative skills;
• Knowledge of MS Access and WordPress are considered an asset;
• Ability to prepare draft letters and edit documents in both official languages;
• Ability to independently organize, plan and determine work priorities in order to meet strict deadlines, in an environment with multiple and competing priorities;
• Sound judgment, initiative, reliability and the ability to work independently;
• Understanding and commitment to trade unions and equity principles;
• Ability to work from home;
• Ability to work as part of a team;
• Ability to work under general supervision.

Experience

General administrative and secretarial knowledge and ability associated with successful  completion of business and/or secretarial training, or equivalent, normally acquired  through several years of experience in providing secretarial and administrative services  relevant to the duties of the position would be an asset.

Personal Suitability

The work is demanding, and the work environment is sometimes adversarial and  emotionally charged, it may require dealing with members who are undergoing extreme  hardship, stress and feelings of victimization. This would require a high degree of  diplomacy, excellent communication skills and the ability to balance workloads, deal with  stressful situations, changing priorities and a variety of competing interests.

Applications

All applications will be reviewed by a Screening Board. It will be the responsibility of the  applicant to ensure that he/she includes evidence of demonstrated ability by providing  appropriate information and documents when applying.

In this respect, a clear and concise résumé should include information regarding  achievements that indicate the candidate has the required knowledge, skills and  personal suitability for the position. Those best meeting the requirements as set out  above will be contacted for an interview.

Closing Date: June 30, 2026, 5:00 pm

Send application by Email to: GourL@psac-afpc.com

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Adjoint(e) administratif(ve) – Bilingue

Titre du poste : Adjoint(e) administratif(ve) – Bilingue
Type d’emploi : Terme 1 an – à temps plein
Classification : Niveau 7 (SEA, unité XIX)
Salaire : 90 329$ à 101 665$ plus prime au bilinguisme
Lieu : Ottawa

Conformément à notre convention collective, l’ordre de priorité pour la dotation est  d’abord accordé aux candidats qualifiés de l’Unité XIX du SEA, suivis par les membres  du SEA, les membres du Syndicat de l’Agriculture et enfin le grand public.

FONCTIONS GÉNÉRALES : 

La personne retenue relèvera de l’Agent administratif. Les responsabilités comprennent,  sans toutefois s’y limiter :

• Assurer un soutien administratif au Président national et au 1er Vice-président  exécutif national ;
• Assurer un soutien administratif aux Agent(e)s des relations de travail ; aider avec  l’administration des dossiers de griefs (réception, vérification et classement des  documents) ;
• Coordonner et préparer les réunions pour le Président national et 1er Vice-président  exécutif national ;
• Communiquer avec les membres et les sections locales – tenir à jour la base de  données des membres à l’aide de Unionware – calculer les ristournes à payer aux  sections locales ;
• Aider à maintenir le système de classement des griefs en utilisant Unionware et MS  Access ;
• Sur demande, rédiger les procès-verbaux des réunions du Conseil national ;
• Accomplir les fonctions de réceptionniste, y compris recevoir et acheminer les  demandes de renseignements et les demandes de services ;
• Accomplir des tâches générales de bureau telles que le classement, photocopies,  courrier, envoi de télécopies, etc.
• Rédiger, formater et préparer des lettres, des courriels, des notes de service et  d’autres communiqués ;
• Passer des commandes et communiquer avec les fournisseurs de services ;
• Assembler et organiser des documents, du matériel et des fournitures pour les cours  de formation, les conférences et les réunions ;
• Voyager pour assister à des réunions et à des congrès lorsque nécessaire ;
• Autres tâches assignées par l’Agent administratif.

BILINGUE IMPÉRATIF : 

• Maîtrise écrite et une compréhension orale de l’anglais et du français.

EXIGENCES DU POSTE : 

• Études postsecondaires terminées avec succès ou un niveau acceptable  d’instruction, formation et d’expérience équivalent à des études post-secondaires terminées avec succès ;
• Excellente connaissance de Unionware, MS Word et de MS Excel ;
• Solides compétences en relations interpersonnelles et en communication ;  • Solides compétences grammaticales et orthographiques en anglais et en français ;
• Solides compétences en secrétariat et en administration ;
• Connaissance de MS Access et de WordPress est considérée comme un atout ;
• Capacité à préparer des ébauches de lettres, de rédiger, transcrire et corriger des  documents dans les deux langues officielles ;
• Capacité à organiser de manière indépendante, de planifier et déterminer les  priorités de travail afin de respecter des délais stricts et ce dans un environnement  avec de multiples priorités concurrentes ;
• Bon jugement, esprit d’initiative, fiable, a la capacité à travailler de façon autonome; • Compréhension et un engagement envers les syndicats et les principes d’équité ;
• Capacité de travailler à domicile ;
• Capacité à travailler en équipe ;
• Capacité à travailler sous supervision générale.

EXPÉRIENCE : 

Connaissances générales en administration et du secrétariat ainsi que les compétences  associées à la réussite d’une formation en administration ou en secrétariat, ou  équivalentes, habituellement acquises par plusieurs années d’expérience de la  prestation de services de secrétariat et d’administration qui se rapportent aux fonctions  du poste seraient un atout.

Qualités personnelles : 

Le travail est exigeant et l’environnement de travail est parfois conflictuel et chargé  d’émotions, ce qui peut nécessiter de traiter avec des membres qui éprouvent des  difficultés extrêmes, du stress et des sentiments de victimisation. Cela exigerait un haut  degré de diplomatie, d’excellentes compétences en communication et la capacité  d’équilibrer les charges de travail, de faire face à des situations stressantes, de changer  les priorités et de faire face à une variété d’intérêts concurrents.

Demandes d’emploi : 

Toutes les demandes seront examinées par un comité de sélection. Il incombe au  candidat de s’assurer qu’il/elle fournit des preuves de ses capacités en fournissant les  renseignements et les documents appropriés lorsqu’il/elle présente sa demande.

À cet égard, un curriculum vitae clair et concis devrait comprendre des renseignements  sur les réalisations qui indiquent que vous possédez les connaissances, les  compétences et les qualités personnelles requises pour le poste. Nous communiquerons  avec les personnes qui répondent le mieux aux exigences énoncées ci-dessus pour une  entrevue.

Date de clôture : 30 juin 2026, 17h00 

Envoyer votre demande par courriel à: GourL@psac-afpc.com